Voorwaarden
Om het AEO certificaat te behalen moet aan een aantal formele, wettelijke voorwaarden worden voldaan:
> De aanvrager heeft een goede staat van dienst op het gebied van naleving van de douanewetgeving;
> De handels- en vervoersadministratie zijn deugdelijk en de aanvrager financieel solvabel;
> Het bedrijf past de veiligheidsnormen toe.
Hoewel het AEO certificaat in de gehele EU geldig is, is het vaak niet mogelijk om één certificaat voor de gehele Europese organisatie aan te vragen. Wanneer een bedrijf in meerdere EU lidstaten gevestigd is en grensoverschrijdende transacties verricht, is een lokale AEO aanvraag noodzaak.
De AEO certificering heeft betrekking op internationale goederenstromen die onder controle staan van de douane (dmv. een douaneregeling). Echter, als bedrijven communautaire goederenstromen behandelen die in aanraking komen met AEO gecertificeerde stromen, dan moeten deze activiteiten ook aan de veiligheidsnormen voldoen.
Open normen
De Europese Commissie heeft richtlijnen opgesteld waaraan de diverse partijen in de keten moeten voldoen. Deze “open normen” zijn van toepassing op de bedrijfsprocessen en organisatie van de aanvrager van het AEO certificaat. De meeste EU landen hebben de EU richtlijnen nog aangevuld met hun eigen vragenlijst.
In Nederland moet bij de AEO aanvraag een samenvatting van de self-assessment worden ingeleverd. Dit betekent dat voorafgaand aan de aanvraag, de aanvrager zelf een beoordeling maakt van zijn eigen processen en organisatie. De douane kan om de volledig uitgewerkte beoordeling vragen voordat het AEO certificaat wordt afgegeven. Als er geen self-assessment is gedaan of als de resultaten van de self-assessment niet op waarheid berusten, dan wordt het certificaat niet afgegeven. Na drie jaar mag u een nieuwe aanvraag indienen.